Nachdem nun alle Prozesse im IST-Status dokumentiert sind und vom gesamten Unternehmen eingesehen werden können, ist es Zeit sie zu optimieren. Dafür gibt es verschiedene Wege.
Weg 1: Mit Hilfe einer internen Taskforce oder externen Prozessspezialisten (ich darf an dieser Stelle spontan auf die ISCOM hinweisen) werden die Prozesse auf Verbesserungspotential untersucht. Man analysiert einen Prozess und schaut sich seine Schwachstellen an (Ablauf, rechtlich, organisatorisch). Alles wird dokumentiert. Danach gibt es einen Workshop bei dem die Taskforce oder externe Spezialisten, die Prozessverantwortlichen sowie die Knowhow Träger des Prozesses anwesend sind. In dem Workshop werden die aufgedeckten Schwachstellen diskutiert und Lösungen erarbeitet, wie diese ausgebessert werden können. Dies wird ebenfalls dokumentiert, den Mitarbeitern kommuniziert und wiederum im Portal (auf der Website / im Intranet) veröffentlicht. Nun ist der Prozess in seinem SOLL-Zustand. Das Vorgehen kann in unterschiedlichen Zeitabständen wiederholt werden.
Weg 2: Das ist der Weg der kontinuierlichen Verbesserung, also kein Sprung von IST zu SOLL, sondern eine ständige Verbesserung, wie sie zum Beispiel das Qualitätsmanagement fordert. Dafür sieht ein Mitarbeiter, Prozessverantwortlicher oder Knowhow Träger eine Möglichkeit einen Prozess zu verbessern. Dies wird über einen Workflow direkt im Portal an den Verantwortlichen für den Prozess gespiegelt. Der prüft den Vorschlag und entscheidet, auch unter Zuhilfenahme von anderen Ressourcen, ob die Veränderung durchgeführt wird. Bei Ablehnung gibt es eine Begründung, bei Annehme wird der Prozess verändert und die Informationen an alle weitergegeben, die mit dem Prozess arbeiten. Fertig! Man kann an solche Verbesserungen natürlich noch ein Bonussystem oder ähnliches koppeln.
Zusammengefasst empfehle ich den zweiten Weg, allerdings mit der Option auch Weg 1 alle paar Jahre mal durchzuführen, um die Betriebsblindheit zu umgehen.
Wie immer gilt, wenn Sie fragen zu den hier angesprochenen Themen haben zögern Sie nicht uns zu kontaktieren oder vereinbaren Sie direkt einen Termin mit uns. Wir sind natürlich auch noch in anderen Bereichen unterwegs, wie der Unternehmens- sowie IT- Beratung und dem Projekt-, Prozess- , Qualitäts- oder Personalmanagement.
