Bereits im letzten Artikel habe ich darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist ein Darstellungstool für Prozesse zu benutzen. Aus diesem Grund möchte ich den heutigen Artikel allgemein den Darstellungstools widmen.
Diese Tools sind meist so genannte BPMN Tools welches nach dem 2.0 Standard arbeiten und Prozesse auf einer Website /in einem Portal (welches meist im Intranet aufrufbar ist) darstellen. Dafür werden die Prozesse zuerst mit den Verantwortlichen und Fachkräften modelliert, also Schritte, Verzweigungen und Ereignisse angelegt. Danach werden die einzelnen Ablaufschritte mit weiteren Informationen versehen, wie zum Beispiel Verantwortlichen, IT-Systemen, benötigte Dokumente und die Beschreibung der Schritte.
Wenn alle diese Informationen vorhanden sind, kann der Prozess in einem internen Workflow freigegeben werden und erscheint direkt auf der Website / im Portal in dem dazugehörigen Bereich. Er ist nun sofort für alle sichtbar. Auch Änderungen können so schnell und einfach eingepflegt werden.
Viele Systeme bieten aber noch viel mehr. So können der Hierarchische Aufbau des Unternehmens in Form von Organigrammen abgebildet werden, alle Mitarbeiter mit Telefon- und E-Maillisten, alle IT-Systeme mit Beschreibungen und weiteren wichtigen Informationen, Benötigte Dokumente, die auch über ein DMS angebunden werden können oder Rollen, in denen die Rechte und Pflichten der verschiedenen Verantwortlichen festgelegt sind. Alle diese Objekte können mit den verschiedensten Informationen ausgeschmückt werden, was auch individualisierbar ist. Am Ende werden alle diese Informationen zusammengesetzt und untereinander verbunden, damit man immer alle benötigten Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung hat.
Kleines Beispiel: Ein Prozessschritt hat noch nicht stattgefunden, wird aber benötigt. Im Ablaufdiagramm suche ich mir den Schritt und stelle fest, welche Rolle im Unternehmen diesen durchführt. Über die Rolle kenne ich die Mitarbeiter, welche verantwortlich sind. Für diese finde ich sofort Kontaktmöglichkeiten. Und sollten die Mitarbeiter mal Krank sein finde ich auch immer einen Ersatz oder ihren direkten Vorgesetzten um den Prozess wieder ins Laufen zu bringen.
Wie immer gilt, wenn Sie fragen zu den hier angesprochenen Themen haben zögern Sie nicht uns zu kontaktieren oder vereinbaren Sie direkt einen Termin mit uns. Wir sind natürlich auch noch in anderen Bereichen unterwegs, wie der Unternehmens- sowie IT- Beratung und dem Projekt-, Prozess- , Qualitäts- oder Personalmanagement.
